¿Cuánto le cuesta realmente a una empresa contratar a una persona?

Probablemente pensemos en los gastos más evidentes: publicar una vacante, utilizar plataformas de reclutamiento, contratar una consultora o realizar evaluaciones.

Pero hay otros costos que no siempre tenemos en cuenta.

Detrás de cada contratación hay horas dedicadas a revisar currículums, coordinar entrevistas, evaluar candidatos y tomar decisiones. También hay puestos que permanecen vacantes durante semanas, equipos que asumen más responsabilidades y proyectos que pueden demorarse.

Entonces, ¿estamos midiendo cuánto cuesta contratar o solamente cuánto gastamos en hacerlo?

En este artículo vamos a conocer los costos que muchas veces pasan desapercibidos y qué podemos hacer para reducirlos sin perder calidad en las contrataciones.

¿Cuánto cuesta realmente contratar?

El costo de contratación es la inversión que realiza una empresa para incorporar a una persona. Para calcularlo, tenemos que considerar dos tipos de costos:

• Costos externos: publicaciones de ofertas laborales, plataformas de reclutamiento, consultoras y herramientas de evaluación.
• Costos internos: tiempo que dedican los equipos de Recursos Humanos, líderes de área y otras personas que participan en el proceso.

La fórmula es sencilla:

Costo por contratación = (Costos internos + Costos externos) / Cantidad de contrataciones

Por ejemplo, si una empresa invierte USD 12.000 en sus procesos de selección y contrata a cuatro personas, el costo promedio es de USD 3.000 por contratación.

Sin embargo, hay algo importante: si no tenemos en cuenta las horas de trabajo del equipo, podemos estar calculando un costo menor al real.

El tiempo también cuesta

Imaginemos que una empresa recibe 200 postulaciones para una vacante.

Si dedica tres minutos a revisar cada CV, necesita 10 horas de trabajo solo para hacer la preselección de candidatos.

Y eso es apenas el comienzo. Todavía falta contactar a los candidatos, coordinar entrevistas, evaluar sus habilidades y decidir quiénes avanzan.

Todas estas actividades requieren tiempo de personas que también tienen otras responsabilidades. Por eso, para conocer el costo real de una contratación, también es importante considerar cuánto trabajo requiere cada etapa.

¿Qué pasa mientras una vacante sigue abierta?

Cuando una empresa busca incorporar a una persona, generalmente es porque necesita cubrir una función, aumentar su capacidad de trabajo o avanzar con un proyecto.

Pero ¿qué sucede cuando esa posición permanece vacante durante semanas o meses?

En muchos casos, el trabajo se reparte entre otros integrantes del equipo, algunas tareas se acumulan y ciertos proyectos pueden demorarse.

Por ejemplo, una posición comercial sin cubrir puede representar oportunidades de venta perdidas. En un equipo de tecnología, la falta de un perfil clave puede retrasar el desarrollo de un producto.

Para entender el impacto de una vacante abierta, podemos hacernos algunas preguntas:

• ¿Qué tareas están quedando pendientes?
• ¿Quiénes están asumiendo esas responsabilidades?
• ¿Hay proyectos o entregas que se están demorando?
• ¿Cuánto tiempo lleva abierta la posición?

Una vacante abierta no solo implica buscar a alguien. También puede afectar el trabajo de quienes ya forman parte de la empresa.

¿Qué papel juega la IA en la selección de candidatos?

El reclutamiento con inteligencia artificial permite automatizar tareas y evaluar candidatos a mayor escala, reduciendo el tiempo que los equipos dedican a las primeras etapas de selección.

Pero su valor no está solamente en ahorrar tiempo. También permite conocer las habilidades de más candidatos antes de las entrevistas con el equipo, ampliando las oportunidades de demostrar lo que saben más allá de su currículum.

Evaluá antes, decidí mejor con Talent Vetting

Con Talent Vetting de Rooftop.dev, las empresas pueden evaluar candidatos mediante entrevistas con inteligencia artificial que analizan habilidades técnicas, habilidades blandas y nivel de inglés.

La plataforma organiza los resultados en un ranking de compatibilidad con el perfil buscado y muestra evidencia de las habilidades evaluadas.

Así, los equipos pueden reducir el tiempo dedicado a evaluaciones iniciales, comparar candidatos con criterios claros y concentrarse en conocer a las personas con mayor compatibilidad para el puesto. La plataforma funciona como primera etapa de evaluación y se complementa con el ATS que ya usás.

¿Cómo reducir el tiempo y costo de contratación?

Hay distintas formas de hacer que un proceso de selección sea más eficiente sin perder calidad en las evaluaciones.

Definir bien el perfil desde el inicio

Tener claro qué habilidades, conocimientos y experiencia necesita la persona que vamos a contratar ayuda a establecer criterios de evaluación y evitar cambios durante la búsqueda.

Evaluación por competencias: más allá del CV

Un currículum nos cuenta dónde trabajó una persona y qué experiencia tiene, pero no siempre muestra cómo aplica sus conocimientos. Herramientas como los test de competencias laborales y pruebas técnicas,  permiten ver cómo resuelve situaciones reales del puesto y tomar decisiones con más información.

Automatizar tareas repetitivas

Revisar postulaciones, hacer el primer filtro de candidatos y coordinar entrevistas puede llevar muchas horas. La tecnología permite automatizar parte de estas tareas para que los equipos puedan concentrarse en actividades de mayor valor.

Medir los tiempos de cada etapa

¿Cuánto tardamos en revisar postulaciones? ¿Cuántas entrevistas realizamos por búsqueda? ¿Dónde se producen las mayores demoras?

Responder estas preguntas permite identificar qué partes del proceso necesitan mejorar.

Algunas dudas que pueden aparecer

¿Qué incluye el costo por contratación?Incluye los costos externos (publicaciones, plataformas de reclutamiento, consultoras y herramientas de evaluación) y los internos: el tiempo que dedican Recursos Humanos, los líderes de área y otras personas que participan en la búsqueda.

¿Cuánto tarda un proceso de selección de personal?Depende del puesto y de la cantidad de postulaciones, pero puede llevar varias semanas. Las primeras etapas, como revisar CVs y preseleccionar candidatos, suelen ser las que más tiempo consumen y las que conviene automatizar.

¿Qué es la preselección de candidatos?Es la etapa en la que se identifica, entre todas las postulaciones, a los candidatos  que cumplen con los requisitos del puesto y pueden avanzar a entrevistas con el equipo.

¿Qué es la evaluación por competencias?Es una forma de evaluar candidatos según las habilidades, conocimientos y actitudes que necesita el puesto, más allá de la experiencia que figura en el CV.

El verdadero costo está en cómo contratamos

Cuando hablamos del costo de contratación, no alcanza con mirar cuánto dinero invertimos en cubrir una vacante.

También tenemos que considerar el tiempo que dedica el equipo, las tareas que quedan pendientes y el impacto de mantener una posición abierta.

Por eso, mejorar los procesos de contratación implica revisar cómo estamos utilizando nuestros recursos y qué podemos hacer de manera más eficiente.

El objetivo no es contratar en el menor tiempo posible ni reducir los costos a cualquier precio. Es encontrar a las personas adecuadas, utilizando mejor el tiempo y la información disponible.

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